举报政策

举报政策

1. 一般

1.1 我们致力于高标准的商业道德和公司治理。我们相信与我们的员工，与我们开展业务的人以及我们经营所在的小区进行适当的交往。我们鼓励我们的员工和第三方举报任何与协成行（控股）有限公司及其关联公司（“协成行”集团）之不当行为。

1.2 本文件包含我们的举报政策，并列出如何举报不当行为以及如何审查和调查这些不当行为。

1.3 本政策适用于所有员工（包括公司的全职人员、兼职人员、临时工、管理人员和董事）（相关人员）和与协成行集团有业务往来之第三方（第三方）。

2. 不当行为的类型

2.1 不当行为包括失当行为、不良行为和不道德行为。本公司无法详列所有不当行为。例子可能包括但不限于以下内容：
i. 刑事罪行或违反其他法律或监管规定；
ii. 挪用公司资产或财产；
iii. 财务汇报、内部监控、会计和审计事宜之欺诈、不良行为或其他不当行为；
iv. 违约行为；
v. 违反协成行集团行为守则，其涉及商业道德、利益冲突和贿赂；
vi. 不当使用敏感数据；
vii. 违反协成行政策，例如健康和安全问题以及隐私问题； 和
viii. 隐瞒上述任何一项。

2.2 不当行为包括骚扰和工作场所欺凌，应根据协成行人力资源政策举报而不是本政策。

3. 保密

3.1 从举报人处收到的所有信息都将保密，除非有法律或法规要求披露信息或披露给执法部门或类似机构。

3.2 除法律或法规要求披露外，举报人必须对举报的存在和主题以及举报中所提及的所有人员身份保密。

4. 不得报复或伤害

4.1 不会容忍对真诚举报的人进行报复或伤害。

4.2 协成行集团保留任何对举报人发起报复的人采取适当行动的权利。

5. 举报内容

举报人的举报应包括不当行为之详情（包括涉案人姓名和相关时间、日期和地点）、举报理由以及任何可用的书面左证。尽管本公司并无预期举报人提供完整的证据，但能提供的证据越多，事件调查就相对越容易。

6. 如何作出举报

6.1 相关人员应向下列人事举报：
a) 董事总经理；
b) 内部审计经理；

6.2 第三方应向协成行集团内部审计部门举报。举报可以书面形式，或透过事先预约亲自向内部审计经理举报。

6.3 可以透过以下其中一个渠道作出举报：
i) 电邮账户：whistleblowing@hshd.com.hk
ii) 邮件地址：
香港
德辅道中55号
协成行中心23楼
（收件人：内部审计部）
只有内部审计经理才能访问该指定的电邮件账户或热线。

6.4 如果举报人向内部审计经理以外的人提出举报，举报将转交内部审计经理进行适当的后续行动。

7. 匿名举报

协成行强烈鼓励举报人提供他们的姓名和联系方式，以便从他们获取举报的说明和进一步的信息。但是，如果举报人不愿意表明自己的身份，他们亦可以保持匿名。

8. 调查

8.1 所有举报都将提交给内部审计经理。内部审计经理将对举报进行初步审查并决定是否进行调查。如果内部审计经理决定不进行调查，该举报将被结束。

8.2 调查可能包括面谈、审查文件和获取法律意见。内部审计经理将向协成行执行委员会报告。内部审计经理自行决定是否向举报人报告审查或调查结果。

8.3 内部审计部门将记录举报人所做的所有举报以及对他们所做的响应。记录将包括举报人的姓名、报告摘要以及审查和调查的详细信息和结果。

8.4 相关人员或第三方被发现实施或参与不当行为，他/她将受到纪律处分，其中可能包括解雇。涉嫌刑事犯罪和违法行为可能会向执法部门和其他当局报告。

8.5 所有调查文件的保存期限不超过 7 年（或任何相关法规可能规定的其他期限）。

9. 失实举报

9.1 如果举报人被发现是因为任性、恶意或故意虚假或为谋取私利而举报，任何审查和调查将会停止。协成行可能会向执法当局报告，并可能采取行动来弥补损失和损害。

9.2 如果举报人是相关人员，协成行可能会采取纪律处分，其中可能包括解雇。如果举报是真诚的，则不会采取此类行动。

10. 检讨

内部审计部负责执行本政策。内部审计经理会适时检讨本政策。

协成行所有员工、高级职员和董事可在协成行公司网站上查阅本政策。